Office Manager (m/w/d) gesucht!
Ihre Aufgaben
Büroorganisation, Empfang und Facility Management
- Betreuung des Empfangs sowie freundliche und professionelle Bewirtung unserer Gäste bei Veranstaltungen
- Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung der Email-Postfächer sowie Organisation des Postein- und -ausgangs
- Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
- Organisation und Steuerung der Materialwirtschaft
- Betreuung der angemieteten Büroetage in allen laufenden Facility-Angelegenheiten
Termin- und Verbandsadministration
- Bearbeitung administrativer Aufgaben aus der laufenden Verbandsarbeit wie die Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Seminaren und Tagungen
- Selbstständige Erledigung der anfallenden nationalen und internationalen Korrespondenz
- Organisatorische Mitwirkung bei Messen und Veranstaltungen
- Begleitung und Koordination von Änderungen im Vereinsregister
- Organisatorische Vorbereitung und Unterstützung bei Wahlen
- Überwachung verbandsrelevanter Termine, Fristen und Wiedervorlagen
- Koordination von Terminen und Unterstützung der Hauptgeschäftsführung
Rechnungswesen und IT/digitale Prozesse
- Erstellung von Rechnungen für Beiträge und Seminare sowie Bearbeitung der zugehörigen Seminarabrechnungen
- Mitwirkung an der digitalen Rechnungsprüfung
- Pflege des CRM-Systems
- Kontinuierliche Aktualisierung und Qualitätssicherung der Kontaktdaten
- Koordination von IT-Beschaffung mit dem externen IT-Dienstleister
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, in einer Geschäftsstelle oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
- Idealerweise Erfahrung in einem Verband, einer politischen Institution, einer Interessenvertretung oder einem vergleichbaren Umfeld
- Gute Kenntnisse in protokollarischen Fragen sowie Vertrautheit mit den Gepflogenheiten, Abläufen und Umgangsformen im politischen Berlin
- Erfahrung in der Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminen mit hochrangigen Gästen und politischen Ansprechpartnern
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten und Prioritäten sicher zu setzen
- Selbstständige, strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
- Professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse für die internationale Korrespondenz
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Erfahrung mit CRM-Systemen und digitalen Rechnungsprüfungsprozessen
Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion
Die Position
Als Office Manager (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale und verantwortungsvolle Rolle in unserem neuen Berliner Büro. Sie sind die organisatorische Anlaufstelle für Mitarbeitende, Mitglieder, Gäste und externe Ansprechpartner und tragen maßgeblich dazu bei, dass der Büroalltag, unsere Verbandsarbeit sowie Veranstaltungen und Projekte professionell und reibungslos ablaufen.
In einem anspruchsvollen und sich stetig verändernden Arbeitsumfeld unterstützen Sie uns dabei, den Überblick zu behalten, Prioritäten richtig zu setzen und auch kurzfristige Anforderungen zuverlässig zu koordinieren. Mit Ihrer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise sorgen Sie dafür, dass Termine, Fristen, Unterlagen und organisatorische Abläufe jederzeit im Blick bleiben.
Die Position bietet Ihnen ein vielseitiges Aufgabengebiet mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Sie wirken aktiv am Aufbau und an der Weiterentwicklung unseres Berliner Büros mit und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen der Geschäftsstelle, unseren Mitgliedern, der Buchhaltung, externen Dienstleistern sowie Ansprechpartnern aus Politik und Verbandsumfeld.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins per E-Mail bis zum 10. September 2026 an bewerbung@aluminiumdeutschland.de
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!